Peněžní deník – průvodce – začínáme s programem

Připravili jsme pro Vás praktického Obrázkového průvodce, díky kterému se velmi rychle a názorně seznámíte s naším programem Peněžní deník – Daňová evidence, software ZA office.

Zaměříme se především na Zápis dokladů a představíme Vám základní funkce i praktické rady pro práci s programem formou obrázků a popisků k nim.

Noví uživatelé se díky tomuto článku naučí s programem pracovat a stávající uživatelé v něm naleznou inspiraci pro ještě efektivnější práci. Mrkněte se, jestli využíváte všechny funkce a možnosti.

Pokud náš program Peněžní deník  ještě nemáte a tento článek Vás zaujme, podívejte se, co vše program umí. Na stránce si můžete prohlédnout také krátké video a naleznete zde i podrobný popis a ceník. Program je ideální pro podnikatele – OSVČ i pro účetní.

Dnes si představíme 3 základní editace:
Údaje o firmě a modifikace (Menu – Společné údaje)
Počáteční stavy a zůstatky (Menu – Společné údaje)
Zápis dokladů (Menu – Peněžní deník)

Editace, které vyplníte pouze 1x – Údaje o firmě a Počáteční stavy

1. Údaje o firmě a modifikace

Datum – vyberte si, jaký datum se bude při zápisu nabízet. Podle toho, jak často budete do peněžního deníku zapisovat.
– aktuální – datum v den, kdy zapisujete.
– prázdný – můžete zapsat jakýkoliv datum.
– datum o den vyšší (najednou budete zapisovat např. doklady za celý měsíc) – napíšete první datum a u každého dalšího dokladu bude datum o den vyšší.

Automaticky spouštět zápis – Ano. Když otevřete program, objeví se okénko s datem posledního zápisu, po odmáčknutí OK se dostanete rovnou do zápisu dokladů. Ne – vybíráte si z menu.

Dále vyplňte předepsané údaje – budou se tisknout na úvodní stránce Peněžního deníku a na dalších formulářích.

2. Počáteční stavy a zůstatky

Zapište názvy bank, které budete používat.
Číslování dokladů – nechte 1, číslo se aktualizuje po každém zápisu.
Další okénko zaškrtněte nebo odškrtněte podle toho, jestli máte v bance víc příjmů nebo víc výdajů.
Počáteční stav – vyplňte částku, kterou máte v bance na začátku období, kdy začnete zapisovat do Peněžního deníku. Konečný stav se aktualizuje po každém zápisu. Zapište také počáteční zůstatek v pokladně.

V této tabulce kdykoliv zjistíte, jaké jsou aktuální zůstatky v bance a v pokladně.

Peněžní deník –  Zápis dokladů – postup při zapisování příjmů a výdajů
(pro přesun do dalšího okénka používejte klávesu Enter)

3. Zápis dokladů – Datum

Možnosti, jak rychle zapsat datum. V Údajích o firmě jste si už vybrali, která forma vám bude nabíhat.

Datum můžete zapisovat jednoduše takto:
– dnešní datum: stačí zmačknout klávesu +
– pokud zpracováváte měsíc a rok, který je nastaven v počítači (30.9.20xx) zapíšete 30 Enter nebo 30.9 Enter – pokud zpracováváte rok, který je nastaven v počítači, ale jiný měsíc
– nebo výběr z kalendáře – kliknutím na modrý nápis Datum nebo pomocí kláves Shift F7
Pozn.: Mezi čísly můžete používat tečku i čárku.

4. Druh dokladu – výběr banka, pokladna příjem nebo výdej

Vybíráte banku, ve které zapisujete příjmy i výdaje. Pokladnu příjem – zapisujete příjmy nebo pokladnu výdej – zapisujete výdaje.

5. Využití databáze u položek, které se opakují

Zapisujete položku, která se bude opakovat. Do názvu napíšete např. zdravotní pojištění podnikatele. Klávesou Enter se dostanete do okénka Číslo sloupce. Zde vyberete sloupec, který odpovídá výdaji. Pak zaškrtněte Přenést zápis (do databáze se přenese celý zápis včetně sloupce i částky). Takto si postupně naplníte databázi opakovaných zápisů.

6. Výběr z databáze

Kliknutím na modrý nápis Název nebo stisknutím kláves Shift F7 se dostanete do databáze.
Zde vybíráte šipkami nebo klávesou F3 podle názvu nebo ceny. Po zapsání prvních písmen se položky nabízejí. Tlačítkem Přenést se vybraný zápis přenese. Např. u telefonu apod. po přenosu do zápisu přepíšete jen částku.

7. a 8. Členění sloupců

Ve sloupci najeďte šipkou na řádek, který chcete členit. Stisknutím Mezerníku se objeví malá tabulka, do které se dostanete tabelátorem nebo myší. Napište číslo a název. Počet položek není omezen. Ve žlutém obdélníku dole vidíte, co do kterého sloupce patří.

Členění se hodí pro sledování různých příjmů a výdajů. Např. Sloupec Materiál – různé druhy, Režie – PHM, telefon, kancelářské potřeby, sloupec 23 Ostatní výdaje neovlivňující základ daně – osobní spotřeba podnikatele, zdravotní pojištění, sociální pojištění podnikatele atd.

9. a 10. Výběr tisku Členění a Ukázka tisku

Přehled členění u jednotlivých sloupců si můžete vytisknout. Menu Peněžní deník – Tisk nebo stiskněte na prázdném menu klávesu F6. Dále vyberte tisk Přehled členění.

Ukázka tisku viz obrázek.

11. Příjmové a výdajové doklady

Máte možnost vytisknout si příjmové a výdajové doklady se všemi náležitostmi. Kliknutím na modrý nápis se dostanete do tabulky, ve které si vyplňte Příjemce / výdejce. Tabulku si také vyvoláte stisknutím kláves Ctrl+s kdekoliv při zápisu. Zase si můžete vytvořit databázi – kliknutím na modrý název Kód. Do druhého řádku Název příjem / výdej se buď přenese název ze zápisu, nebo při víceřádkovém zápisu si souhrnný název zapište. Také můžete využít databázi – modrý název Kód

Peněžní deník – Důležitá část – Další zápis, Nový doklad
Po vyplnění celého dokladu se dostanete na tlačítko ANO – Uložit.
Možnosti: Další zápis, Nový doklad, Tisk dokladu, Konec práce, Stornovat doklad.

12. ANO – Uložit, Další zápis

Další zápis:
Např. Na denním nebo měsíčním výpisu z banky máte příjem za služby, výdaj za telefon, zdravotní pojištění, sociální pojištění, fakturu za kancelářský nábytek, příjem za práce atd. = jeden doklad s více zápisy.

Zapište datum, vyberete banku, číslování dokladů je automatické, p (příjem/výdej), kliknutím na modrý nápis Název vyberte položku příjem za služby, částku přepište, pokud je jiná. ANO – Uložit, Další zápis.
Zvolte v, kliknutím na modrý nápis vyberete další položku – faktura za telefon, přepište částku. ANO – Uložit, Další zápis
Stejně pokračujete až k poslední položce příjem za práce. Celý výpis je zapsaný.

Na posledním řádku si zkontrolujte zůstatek v bance (pokladně) podle výpisu, jestli jste zapsali všechny částky správně. A zvolíte ANO – Uložit, Nový doklad (pokud budete zapisovat další) nebo Konec práce.

13. ANO – Uložit, Nový doklad

Nový doklad:
Zobrazí se prázdná tabulka Zápis dokladů a vy můžete zapisovat nový doklad (další výpis nebo příjem / výdej hotovosti).

Např. Výdej z pokladny. Máte s jedním datem 5 paragonů nebo zapisujete doklady 1x za měsíc. Zapíšete jednotlivé doklady, za každým dáte ANO – Uložit, Další zápis. Po poslední účtence vyberete ANO – Uložit, Nový doklad. Stejně postupujete u příjmu do pokladny.

Budete-li chtít přímo při zápisu vytisknout příjmový nebo výdajový doklad, zvolíte ANO – Uložit, Tisk dokladu. Souhrnně vytisknete tyto doklady v části Tisk.

Když už nebudete chtít dále zapisovat, vyberete ANO – Uložit, Konec práce.

Doklad jste nezapsali správně, ANO – Uložit, Stornovat doklad

Přidávání zápisů, odstranění:
Na obrázku vlevo dole: Šipky – pohyb mezi zápisy, + přidat zápis, – vymazat zápis, x stornovat změny

14. Vyhledávání, opravy, tisk

Opravy nebo vyhledávání můžete provádět v části Peněžní deník – Opravy, úpravy dokladů. Tisky naleznete v části Peněžní deník – Tisk nebo stiskněte klávesu F6

15. Zápis na 3 kliknutí

Když využijete všechno, co jste se v průvodci naučili a máte zápisy v databázi, budete postupovat ještě rychleji. Stačí 3 kliknutí.
1. kliknete na modrý nápis Název
2. kliknete na Přenést u vybraného zápisu
3. kliknete na ANO – Uložit a máte hotovo.

Nyní jste se seznámili s naším programem Peněžní deník – Daňová evidence. Program má ale mnohem více možností a dalších funkcí. V menu Nápověda najdete Rychlého průvodce programem, ve kterém je proti tomuto Obrázkovému postupu něco navíc.

Podrobný popis naleznete v Návodu (menu Nápověda – Návod k programu) nebo v nápovědě (pro vyvolání stačí, když stisknete v editaci klávesu F1). V Návodu mrkněte například na odstavec Používané klávesy. Hodně vám to urychlí práci. Již v tomto obrázkovém návodu jsme některé použili. Přejeme vám příjemnou práci s programem.